Quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên theo tiêu chuẩn quốc tế

Theo nghiên cứu của Cambridge English, có đến 95% nhà quản trị tại nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ không sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ chính thức cho rằng kỹ năng sử dụng tiếng Anh là rất quan trọng đối với nhân viên của họ.

Trong kỷ nguyên mới, khi mà hầu hết các doanh nghiệp đang hướng đến xu thế toàn cầu hóa, việc đào tạo tiếng Anh cho nhân viên chính là ưu tiên hàng đầu mà các nhà quản trị đặt ra. Tuy nhiên, đây không phải là điều dễ dàng đối với mọi doanh nghiệp. 

Rào cản đầu tiên mà nhà quản trị phải đối mặt đó là lịch trình làm việc cố định của nhân viên dẫn đến thời gian học hạn chế và khó sắp xếp. Đặc biệt, khi doanh nghiệp có nhiều cơ sở, việc tập trung đông đủ nhân viên để đào tạo ngoại ngữ là điều rất khó để thực hiện.

Bên cạnh đó, với những nhân viên ở vị trí khác nhau, nhu cầu và khả năng học tập của họ là khác nhau, vậy nên nhà quản trị phải lên cụ thể quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên từng vị trí phòng ban. Điều này dẫn đến việc đầu tư nhiều chi phí vào công tác đào tạo trong khi chưa biết được quy trình đó có mang lại hiệu quả hay không.

Đó là những khó khăn mà nhiều nhà quản trị hiện nay đang gặp phải khi bắt tay vào công cuộc nâng cao kỹ năng ngoại ngữ cho nhân viên. Cùng ELSA Speak tìm hiểu chi tiết về vấn đề này cũng như những lưu ý mà doanh nghiệp cần nắm khi bắt đầu kế hoạch đào tạo tiếng Anh cho nhân sự trong bài viết dưới đây.

Cần lưu ý gì khi đào tạo tiếng Anh cho nhân viên?

Thiết kế chương trình học phù hợp với thời gian, công việc

Đội ngũ nhân sự thường có khung giờ làm việc cố định, vậy nên họ chỉ có thể tham gia các chương trình đào tạo tạo tiếng Anh nhân viên văn phòng ngoài giờ. Tuy nhiên, nếu họ chưa hoàn thành công việc, bận đi công tác hoặc chị em phụ nữ phải chăm sóc con cái, gia đình thì việc đào tạo ngoài giờ mang đến không ít trở ngại.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp không theo 1 khung giờ hành chính mà chia ca làm việc luân phiên. Vì vậy, việc thiết kế lớp học tiếng Anh chung cho tất cả nhân viên là không thể.

Vì vậy, nhà quản trị cần thiết kế chương trình dạy tiếng Anh cho doanh nghiệp linh hoạt, giúp đội ngũ nhân viên chủ động sắp xếp công việc để theo kịp tiến độ. 

Phát triển kỹ năng viết Email, báo cáo, thuyết trình bằng tiếng Anh

Bởi vì quỹ thời gian học tập của nhân viên là hạn chế, chương trình học nên thiết kế nội dung tập trung vào trọng tâm chính để tránh lãng phí thời gian. Ngoài giao tiếp lưu loát, những kỹ năng quan trọng mà nhà quản trị cần đào tạo cho nhân viên là kỹ năng viết Email, báo cáo và thuyết trình bằng tiếng Anh.

Theo nghiên cứu của McKinsey Global Institute, trung bình một nhân viên dành hai tiếng rưỡi mỗi ngày để xử lý email, tương đương với một phần tư cuộc đời làm việc. Vậy nên, việc đào tạo kỹ năng viết email bằng tiếng Anh sẽ giúp đội ngũ nhân viên tối ưu hiệu suất, đặc biệt là với các công ty đa quốc gia, thường xuyên làm việc với khách hàng và đối tác quốc tế. Tương tự, nhân viên trong những doanh nghiệp này cần viết báo cáo và các loại giấy tờ, hợp đồng bằng tiếng Anh. Nhà quản trị nên hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện một bản báo cáo đúng quy chuẩn, sử dụng ngôn ngữ quốc tế.

Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình rất quan trọng trong môi trường kinh doanh. Đặc biệt, xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập khiến nhân viên thường xuyên phải trình bày dự án và thuyết phục khách hàng, đối tác quốc tế. Vậy nên, việc thuyết trình tiếng Anh lưu loát, đúng ngữ điệu sẽ giúp bản thân nhân viên ghi điểm với các bên thứ ba, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các vị trí thường xuyên giao tiếp với khách hàng như nhân viên sales thì việc đào tạo tiếng Anh lại càng quan trọng. Đào tạo nhân viên bán hàng có chuyên môn bài bản cũng như kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi một cách hiệu quả.

Đào tạo phát âm và giao tiếp đúng chuẩn

Đây cũng là vấn đề chung mà nhiều nhân viên văn phòng gặp phải. Việc phát âm sai có thể dẫn đến sự hiểu lầm trong công việc, đồng thời làm giảm hiệu quả cuộc trò chuyện. Vì thế, nhân viên cần được đào tạo phát âm chuẩn và cách giao tiếp đúng mực để không phạm phải những sai lầm gây tổn hại đến hoạt động kinh doanh.

Quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên, nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp

Xác định nhu cầu đào tạo tiếng Anh cho nhân viên

Đầu tiên, để có thể bắt tay vào việc xây dựng kế hoạch đào tạo tiếng Anh dành cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần xác định được đâu là nhu cầu, mục đích của chương trình đào tạo này. Từ đó, mọi hoạt động mới có thể đi đúng hướng, tránh mất thời gian và công sức của nhà quản trị cũng như người học.

Ví dụ, khi nhân viên của bạn cần giao tiếp với khách nước ngoài ở những tình huống bán hàng thông thường, bạn có thể chọn giáo trình tiếng Anh chú trọng hai kỹ năng nghe và nói. Đây chính là yếu tố quan trọng để đội ngũ nhân viên có thể nắm bắt tâm lý khách hàng, thuyết phục họ lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp. Lúc này, chương trình học được thiết kế đúng hướng và tối ưu chi phí cũng như nguồn lực nhất có thể.

Xác định mục tiêu của quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên

Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo bạn cần thực hiện chính là xác định mục tiêu của công ty đối với hoạt động đào tạo tiếng Anh này. Bạn cần phải thiết lập mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn, từ đó chia những mục tiêu thành các kỹ năng, hành động nhỏ cần thực hiện. Các mục tiêu càng được chi tiết hóa sẽ càng dễ dàng thực hiện và đo lường hơn.

Tiến hành lựa chọn giáo trình, chương trình hoặc khóa đào tạo

Dù doanh nghiệp của bạn có nhiều chuyên gia đến cỡ nào thì việc lựa chọn một đơn vị đào tạo bên ngoài vẫn là điều khả quan và nên được xem xét. Lý do là vì một đơn vị đào tạo sẽ có khả năng chuyên môn hóa cao hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian hơn. Đồng thời, họ là người bên ngoài doanh nghiệp, sẽ có cái nhìn khách quan và tổng quát hơn nội bộ.

Bên cạnh đó, trong bối cảnh đại dịch Covid vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ và chưa được kiểm soát hoàn toàn, việc tập hợp nhân viên tham gia đào tạo tại lớp học không phải điều dễ dàng. Tình hình này đặt ra một vấn đề cấp thiết và nan giải đối với các doanh nghiệp đang có mong muốn nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự. Đây chính là lúc xu hướng học tập, làm việc trực tuyến bùng nổ mạnh mẽ nhất.

Nhằm san sẻ những khó khăn của các nhà quản trị trong công tác đào tạo ngoại ngữ cho nhân viên, ELSA Speak đã ra mắt chương trình đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến.

Với chương trình này, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên học tập mọi lúc mọi nơi. Từ đó, họ có thể sắp xếp công việc, cuộc sống cá nhân của mình để tham gia học tiếng Anh theo đúng lộ trình đã đề ra. Đồng thời, giải pháp của ELSA Speak cho phép nhân viên học từ xa, vượt qua rào cản dịch bệnh để không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng ngoại ngữ.

Chương trình đào tạo tiếng Anh dành cho doanh nghiệp của ELSA Speak hiện có hơn 200 chủ đề về mọi ngành nghề kinh doanh lẫn giao tiếp trong cuộc sống. Đó là lý do mà chương trình này thu hút rất nhiều doanh nghiệp lớn tham gia như ngân hàng Shinhan, tập đoàn HuaLi Industrial Group, VTC Pay…

Bên cạnh đó, phần mềm còn sử dụng công nghệ A.I. để nhận diện giọng nói và sửa lỗi phát âm cho người học ngay lập tức. Theo đó, nhân viên của bạn sẽ được cải thiện tất cả các kỹ năng nói, bao gồm phát âm, nhấn âm lẫn ngữ điệu. Nhờ vậy, đội ngũ nhân viên có thể giao tiếp tiếng Anh lưu loát hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

Hơn nữa, chương trình này cho phép thiết kế nội dung học theo đặc thù và nhu cầu của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản trị có thể chi tiết hóa nội dung học tập, sát với nhu cầu, năng lực của đội ngũ nhân viên.

Thiết kế thời gian đào tạo tiếng Anh cho nhân viên

Như đã trình bày ở trên, thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên thường cố định. Ngoài ra, họ còn có cuộc sống cá nhân, quỹ thời gian dành cho việc học tiếng Anh là rất eo hẹp. Vậy nên, để có thể đảm bảo việc đào tạo đồng đều cho tất cả nhân viên, nhà quản trị cần thiết kế khung thời gian phù hợp.

Tuy nhiên, đây không phải là điều dễ dàng. Bởi với những doanh nghiệp đông nhân sự, việc sắp xếp một khung giờ cố định là rất khó, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Vậy nên, việc đào tạo trực tuyến là giải pháp thích hợp cho mọi bối cảnh hiện nay.

Với chương trình đào tạo tiếng Anh trực tuyến tại ELSA Speak, nhân viên của bạn có thể linh hoạt sắp xếp học tập mà không bị ảnh hưởng bởi công việc hay cuộc sống riêng. Tất cả bài học đều được truy cập dễ dàng bằng điện thoại thông minh, giúp nhân viên thoải mái luyện tập.

Kiểm tra và đánh giá quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên

Cuối cùng, hoạt động kiểm tra và đánh giá được xem là quan trọng nhất để biết được chương trình đào tạo liệu có mang lại hiệu quả đối với doanh nghiệp. Với chương trình đào tạo của ELSA Speak, nhà quản trị có thể theo sát qua quá trình học tập của nhân viên thông qua bảng điều khiển Dashboard.

Bảng điều khiển này sẽ cung cấp cho bạn những báo cáo về hoạt động học tập của từng nhân viên, từng phòng ban. Cụ thể như số giờ học bài, số chủ đề đã học, số bài tập đã làm, khả năng học tập đến đâu… Từ đó, bạn có thể biết được, đâu là điểm mạnh, điểm yếu của họ cũng như có những phương án điều chỉnh kịp thời.

Có thể bạn quan tâm: Các hình thức đào tạo tại doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế

Kết luận

Việc chú trọng đầu tư ngoại ngữ cho nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hiệu suất công việc, đẩy mạnh quá trình hội nhập quốc tế. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp biết cách “chọn mặt gửi vàng” thì khoản đầu tư ấy không bao giờ lỗ mà còn có khả năng sinh lời trong dài hạn.

Để quy trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên diễn ra thành công, giúp doanh nghiệp tối ưu mọi nguồn lực, hãy trải nghiệm chương trình đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp tại ELSA Speak ngay hôm nay!