How to write a thank you letter with example chi tiết 2024

Thư cảm ơn là một phần quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp và cũng là một công cụ tiếp thị. Những bức thư này có thể được gửi dưới dạng giấy hoặc điện tử. Bài viết này của ELSA Speak sẽ tổng hợp ai là người nhận thư cảm ơn, lý do gửi thư, các loại thư này và cách viết chúng một cách chính xác.

Xác định người nhận và lý do gửi thank you letter

Việc viết thư cảm ơn nhằm mục đích củng cố mối quan hệ kinh doanh. Một số lợi ích đáng kể mà thư cảm ơn mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:

Kiểm tra phát âm với bài tập sau:

{{ sentences[sIndex].text }}

Tiếp tục Cải thiện ngay

Click to start recording!

Recording... Click to stop!

• Nhắc nhở đối tác về sự hiện diện của công ty;
• Tăng cường lòng trung thành đối với thương hiệu;
• Xây dựng mối quan hệ thân thiện hơn;
• Quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp;
• Giúp công ty nổi bật hơn so với các đối thủ.

Người nhận thư cảm ơn có thể bao gồm:

• Cá nhân cụ thể như nhân viên, khách hàng, đối tác;
• Các phòng ban, nhóm hoặc những người tham gia dự án;
• Toàn bộ tổ chức.

Các loại thank you letter

Thank you letter for customer

Thư cảm ơn gửi đến khách hàng có thể bày tỏ sự tri ân cho:

• Việc đăng ký thành viên;
• Hành động mua hàng;
• Hoàn tất giao dịch;
• Đăng ký nhận bản tin qua email, và các hành động khác.

Thank you letters to partners

Thư cảm ơn gửi đến đối tác nhằm bày tỏ lòng biết ơn vì sự hợp tác và củng cố mối quan hệ kinh doanh. Những lá thư này cũng có thể được đăng lên trang web dưới dạng lời chứng thực.

Thank you letter after an interview

Bạn vừa hoàn thành xong một buổi phỏng vấn xin việc. Bạn đã đưa ra những câu trả lời tuyệt vời cho tất cả các câu hỏi và tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Bạn thực sự đã làm rất xuất sắc!

Thật tuyệt, nhưng bạn vẫn chưa hoàn toàn buổi phỏng vấn ở đó đâu. Thực tế là, dù có công bằng hay không, hầu hết các nhà tuyển dụng đều chú ý kỹ xem bạn có gửi thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn hay không (và bạn sẽ cần một tiêu đề thu hút nữa).

How to write a thank you letter

Cấu trúc 

Thư cảm ơn không phải là một tài liệu kinh doanh chính thức, nhưng vẫn có một số quy tắc định dạng cơ bản cần tuân theo.

Đối với phiên bản in, bạn có thể sử dụng tiêu đề thư của công ty hoặc mẫu thiết kế sẵn có tại các cửa hàng văn phòng phẩm. Cần lưu ý rằng thư của bạn có thể được đóng khung hoặc hiển thị trên trang web của công ty, vì vậy tốt nhất là tạo nó trên một mẫu thiết kế đẹp với phông chữ dễ đọc và logo công ty nổi bật.

Đối với thư cảm ơn điện tử, thiết kế có ít hạn chế hơn. Nhiều kiểu phông chữ, màu sắc tươi sáng, và việc thêm hình ảnh, gif, hoặc video đều được chấp nhận.

1. Tiêu đề

Trong thư điện tử, phần tiêu đề thường có logo của công ty và có thể kèm theo các liên kết đến mạng xã hội. Đối với phiên bản in, thư bao gồm thông tin về công ty như tên đầy đủ, thông tin liên hệ và địa chỉ.

2. Lời chào mở đầu

Mặc dù có thể bỏ qua lời chào mở đầu, nhưng thông thường nên thêm vào vì đó là cách thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Nếu bạn gửi thư cho một cá nhân cụ thể, hãy gọi họ bằng tên hoặc họ đầy đủ. Trong thư gửi khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng “Kính gửi khách hàng/đồng nghiệp” nhưng nếu biết tên người nhận thì bạn nên sử dụng nó. Việc cá nhân hóa thường được đánh giá cao.

Đối với thư gửi các công ty, chỉ cần sử dụng tên đầy đủ của tổ chức.

3. Nội dung chính

Trong nội dung chính của thư cảm ơn, bạn nên nêu rõ những thành tựu, đóng góp hoặc các hoạt động đáng chú ý mà bạn gửi thư để cảm ơn. Ngoài ra, bạn có thể bày tỏ lời chúc tốt đẹp hoặc mong muốn hợp tác trong tương lai.

Trong thư cảm ơn, việc đưa vào lời chúc mừng ngày lễ, cung cấp giảm giá, tiền thưởng và mã khuyến mãi là cách phổ biến để thúc đẩy khách hàng thực hiện mua sắm.

4. Chữ ký

Trong phiên bản điện tử, chữ ký thường bao gồm thông tin về người gửi email. Trong phiên bản in (giấy), bạn cũng nên thêm ngày tháng, chữ ký viết tay và con dấu hoặc đóng dấu của công ty.

Một số tips để viết thank you letter

Trước khi bắt đầu viết thư cảm ơn, bạn cần note lại một số lưu ý để có thể thu hút và tạo ấn tượng với người đọc. ELSA Speak đã tổng hợp dưới đây:

• Khi khách hàng đăng ký trên trang web của bạn, đăng ký nhận bản tin, đăng ký tham gia buổi đào tạo, hoặc thực hiện một giao dịch mua, việc thiết lập các chiến dịch email tự động với nhiều mẫu khác nhau phản ánh phong cách của thương hiệu là rất quan trọng.
• Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về tiêu đề của thư cảm ơn (nên thu hút sự quan tâm của người nhận và khuyến khích họ mở tin nhắn).
• Đảm bảo gọi tên người đăng ký; nhiều dịch vụ marketing qua email cung cấp tính năng này.
• Email cảm ơn là một công cụ quý giá trong marketing qua email, giúp khuyến khích khách hàng thực hiện các giao dịch mua sắm tiếp theo. Đừng quên bao gồm liên kết đến danh mục sản phẩm của bạn hoặc cung cấp mã giảm giá ở cuối email.

Câu hỏi thường gặp

Những lỗi sai nào thường gặp khi viết thư?

• Không tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong việc viết thư

Thí sinh có thể không trình bày các phần thiết yếu của một bức thư, như phần mở đầu, lý do viết thư, nội dung chính và phần kết thúc. Nếu thí sinh không sắp xếp các phần này theo thứ tự đúng, điều đó cũng sẽ được xem là một lỗi trong việc tổ chức ý tưởng. Do đó, thí sinh cần đảm bảo rằng tất cả các thành phần của một bức thư cảm ơn đều được đưa vào bài làm.

• Không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của đề bài

Một số thí sinh có xu hướng đọc đề bài không kỹ lưỡng, điều này dẫn đến việc nội dung thư không đáp ứng được một trong những yêu cầu của đề. Chẳng hạn, nếu đề yêu cầu thí sinh bày tỏ lòng cảm ơn và hẹn gặp lại một người nào đó ở quê hương của mình, nhưng thí sinh chỉ thực hiện phần cảm ơn mà bỏ qua phần hẹn gặp, thì điều đó sẽ được coi là một lỗi trong việc không hoàn thành yêu cầu đề bài.

• Không đủ số lượng từ theo yêu cầu

Yêu cầu tối thiểu về số lượng từ cho phần thi VSTEP Writing task 1 là 120 từ. Do đó, những bài viết có số từ thấp hơn mức này sẽ bị trừ điểm. Người viết nên đảm bảo rằng mình viết đủ 120 từ như đã quy định.

• Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp

Mặc dù hình thức viết thư trong khuôn khổ VSTEP không yêu cầu thí sinh phải sử dụng phong cách quá trang trọng, nhưng cũng không nên sử dụng ngôn ngữ quá thoải mái trong phần thi.

Ví dụ: Yo! Thanks for that stuff, mate!

• Lỗi ngữ pháp và từ vựng

Ngữ pháp và từ vựng là hai trong bốn tiêu chí quan trọng được sử dụng để đánh giá khả năng làm bài của thí sinh trong kỳ thi VSTEP. Do đó, nếu bài thi mắc lỗi liên quan đến hai tiêu chí này, điểm số sẽ bị trừ đáng kể.

Ví dụ:

Sai: “I has read the book you send.”

Đúng: “I have read the book you sent.”

Có lưu ý nào khi viết thank you letter?

Khi soạn thảo email cảm ơn bằng tiếng Anh, bạn cần lưu ý một số điểm sau để bức thư của mình trở nên hoàn chỉnh và thể hiện được sự chân thành:

• Tiêu đề và danh xưng thích hợp: Đây là những yếu tố cơ bản giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và quyết định xem người đọc có muốn mở thư hay không.
• Bắt đầu bằng một lời cảm ơn chân thành: Điều này sẽ tạo ấn tượng tích cực với người nhận.
• Đi thẳng vào vấn đề chính: Tránh vòng vo, vì không phải ai cũng có đủ thời gian để đọc một bức thư dài dòng.
• Sử dụng những điểm nổi bật: Việc này sẽ giúp bức thư của bạn gây ấn tượng hơn với người đọc.
• Chọn từ ngữ cẩn thận: Tránh viết tắt hay sử dụng tiếng lóng để giữ cho bức thư luôn mang tính chuyên nghiệp.

>>>Xem thêm:

• Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn cho mọi tình huống
• Phương pháp thành thạo tiếng Anh thương mại cho nhân viên văn phòng
• Mẫu viết email bằng tiếng Anh B1 & cách viết theo từng chủ đề

Thư cảm ơn của một công ty là biểu hiện đặc biệt của văn hóa doanh nghiệp. Nó thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khách hàng và khuyến khích việc hợp tác tiếp theo. Còn đối với cá nhân, thư cảm ơn còn là một cách tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Cùng học tiếng Anh với ELSA Speak ngay nhé!