Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn cho mọi tình huống
Kỹ năng viết email tiếng Anh là yếu tố không thể thiếu khi bạn làm việc trong môi trường đa quốc gia. Một email tiếng Anh đúng cấu trúc, đầy đủ nội dung sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn với đối tác, khách hàng. Cùng bỏ túi những cách viết email tiếng Anh chuẩn nhất mà ELSA Speak gợi ý dưới đây!
>> Xem thêm:
Kiểm tra phát âm với bài tập sau:
- Phỏng vấn tiếng Anh khi xin việc và cách trả lời chuẩn nhất
- Cách giới thiệu bản thân khi phỏng vấn bằng tiếng anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
Cách viết email tiếng Anh theo cấu trúc đúng chuẩn
1. Greeting – Phần chào hỏi
Lời chào mở đầu là phần không thể thiếu trong mỗi email tiếng Anh. Một email chuẩn thường mở đầu bằng cấu trúc: Dear + Danh xưng người nhận.
Để đảm bảo tính trang trọng, bạn nên sử dụng các từ chỉ danh xưng như Mr. (Ông), Ms/Mrs (Bà) kèm với tên riêng của người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Hoang, Dear Ms. Tran.
Trong trường hợp không xác định được tên riêng, bạn có thể dùng “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà). Tuy nhiên, bạn nên hạn chế sử dụng mẫu câu này khi viết email tiếng Anh để thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
Nếu người nhận email là người nước ngoài, bạn hãy gửi lời chào bằng Last name (họ). Ví dụ, đối phương là nam, tên James Wilson, bạn có thể dùng Dear Mr.Wilson. Ngược lại, nếu người nhận email là người Việt Nam, bạn có thể chào hỏi bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ.
2. Opening comment – Phần hỏi thăm
Phần hỏi thăm nằm mục đích thể hiện thiện chí của người viết, đồng thời tạo thiện cảm để đối phương đón nhận những thông tin ở phần tiếp theo. Tùy thuộc vào đối tượng nhận email (là khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,…) mà câu Opening comment sẽ khác nhau.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu sau:
| How are you doing? → Chỉ nên dùng trong trường hợp thân mật. | Bạn dạo này thế nào? |
| Thank you for contacting our company. | Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty chúng tôi |
| Thank you for your cooperation on the last project. | Cảm ơn sự hợp tác của bạn trong dự án vừa qua |
| Thank you for your prompt reply | Cảm ơn bạn vì đã phản hồi nhanh chóng |
Có thể bạn quan tâm:
3. Introduction – Giới thiệu lý do viết email
Ngay sau phần hỏi thăm, bạn nên đi thẳng vào lý do viết email, tránh lòng vòng. Điều này giúp người nhận hiểu được bao quát nội dung mà email muốn đề cập tới trước khi đi vào chi tiết.
Mẫu câu giới thiệu lý do viết email: I am writing this email to + lý do cụ thể
Ví dụ:
| I am writing this email to inform you about the results of your interview. | Tôi viết thư này để thông báo về kết quả phỏng vấn của bạn |
| I am writing this email to negotiate the terms of the transfer contract with your company | Tôi viết email này để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng chuyển nhượng với công ty của bạn |
4. Main point – Nội dung chính
Đây là phần bạn sẽ trình bày chi tiết nội dung cần trao đổi. Lưu ý, trong quá trình viết email tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, rõ ý. Để câu văn được trôi chảy hơn, các bạn có thể sử dụng các cụm từ nối như:
| Regarding … / Concerning … | Liên quan đến … |
| As you mentioned in the previous email, … | Như bạn đã đề cập trong email trước, … |
| According to the results of the last meeting, … | Theo kết quả của cuộc họp gần nhất, … |
| I would be interested in having more details about … | Tôi muốn có nhiều thông tin hơn về … |
| After careful consideration we have decided that … | Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định rằng … |
| Attached to this email is … | Đính kèm với email này là … |
| We regret to inform you … | Chúng tôi rất tiếc khi thông báo với bạn rằng … |
5. Concluding sentence – Kết thúc email
Ở phần kết thúc email tiếng Anh, bạn nên đưa ra những câu nhằm thúc đẩy sự hành động của người nhận, hoặc đơn giản là thể hiện thiện chí của mình.
Mẫu câu kết thúc email tiếng Anh thông dụng:
| I look forward to hearing from you. | Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn |
| Thanks for your cooperation. | Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn |
| Please contact us if you are interested in this project. | Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn quan tâm đến dự án này |
| If you have any questions, please email us. | Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy gửi email cho chúng tôi |
6. Signing off – Ký tên
Khi viết email tiếng Anh, để kết thư một cách trang trọng bạn có thể sử dụng những cụm từ sau (đều mang nghĩa “trận trọng”):
- Yours sincerely
- Best regards
- Respectfully
- Yours truly
Trong trường hợp viết thư thân mật, bạn có thể ký tên bằng những cụm từ như:
- Love/Regards (Thân ái)
- Thanks again (Cảm ơn một lần nữa)
- Take care (Bảo trọng)
Từ viết tắt thông dụng khi viết email tiếng Anh
| Tiếng Anh | Viết tắt của từ | Dịch nghĩa |
|---|---|---|
| ASAP | As soon as possible | Sớm nhất có thể |
| Cc | Carbon copy | Dùng Cc khi muốn gửi email cùng lúc cho nhiều người và người nhận nhìn thấy danh sách những người được gửi. |
| PS | Postscript | Nghĩa là “tái bút”. → Dùng khi bạn muốn viết thêm thông tin sau khi đã hoàn tất bức thư và đã ký tên (thường dùng với thư viết tay) |
| RSVP | Please reply | Vui lòng hồi đáp |
| FW | Forward | Chuyển tiếp |
| ETA | Estimated time arrival | Chỉ thời gian mà các phương tiện như tàu, máy bay dự định đến, thường dùng trong ngành giao thông vận tải. |
Mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh
Mẫu câu chào hỏi thông dụng
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| I was very pleased to meet you at the 20th Medical Conference in Hanoi. | Tôi rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại hội nghị Y tế lần thứ 20 ở Hà Nội. |
| We appreciate your interest in our company. | Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn dành cho công ty chúng tôi. |
| I hope you are all doing well. | Tôi hy vọng mọi người đều khỏe. |
| We are very grateful to receive your contribution in the last project. | Chúng tôi rất cảm kích trước những đóng góp của bạn trong dự án vừa qua. |
| Thanks for your feedback. | Cảm ơn những phản hồi của bạn |
| We truly appreciate your business, and we’re so grateful for the trust you’ve placed in our company. | Chúng tôi thực sự đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và rất biết ơn vì sự tin tưởng mà bạn đặt vào công ty chúng tôi. |
Mẫu câu giới thiệu lý do viết email thường dùng:
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| I am writing this email to confirm your hotel reservation. | Tôi viết email này để xác nhận lịch đặt phòng khách sạn của bạn. |
| We are contacting you because we received your feedback about the service attitude of our staff. | Chúng tôi liên hệ vì nhận được phản hồi của bạn về thái độ phục vụ của nhân viên. |
| In this email, we will respond to your questions about the course. | Trong email này, chúng tôi sẽ phản hồi những thắc mắc của bạn về khóa học. |
| I am writing this email to apply for a marketing position at your company. | Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí marketing ở công ty bạn. |
| We would like you to provide some information to complete the membership card registration through this email. | Chúng tôi mong muốn bạn cung cấp một số thông tin để hoàn tất việc đăng ký thẻ thành viên thông qua email này. |
| This email is to let you know about our company’s upcoming holiday travel plans. | Email này giúp bạn nắm rõ kế hoạch du lịch vào kỳ nghỉ sắp tới của công ty chúng ta. |
Mẫu câu khi muốn đưa ra lời yêu cầu
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| We would appreciate it if you could provide valuable information about this plan. | Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn cung cấp cho chúng tôi những thông tin có giá trị về bản kế hoạch này. |
| I would be grateful if you could send me the job description. | Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi bản mô tả công việc. |
| I would like to receive more information about the Summer Music Festival. | Tôi mong muốn nhận thêm nhiều thông tin về lễ hội âm nhạc mùa hè. |
| Could you please send me details about the conference? | Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin chi tiết về hội nghị được không? |
| Let us know your opinion on solving this problem. | Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn trong việc giải quyết vấn đề này. |
Mẫu câu đưa ra lời đề nghị giúp đỡ
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| Our hotel is always willing to serve breakfast in the room for free when you need it. | Khách sạn chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ bữa sáng tại phòng miễn phí khi bạn có nhu cầu. |
| The microwave you ordered is now available. Would you like us to deliver it to your home? | Lò vi sóng mà bạn đặt hiện đã có hàng. Bạn có muốn chúng tôi giao nó đến nhà của bạn không? |
| We are willing to send you product samples upon your request. | Chúng tôi rất sẵn lòng gửi mẫu thử sản phẩm theo yêu cầu của bạn. |
| If you need information about popular local restaurants, we would be happy to send it to you. | Nếu bạn cần thông tin về những nhà hàng địa phương nổi tiếng, chúng tôi rất sẵn lòng gửi nó cho bạn. |
Mẫu câu khi thông báo tin tốt
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| We are pleased to announce that you have been chosen as the team leader. | Chúng tôi rất vui mừng khi thông báo rằng bạn là người được chọn để trở thành trưởng nhóm. |
| I am delighted to inform you that your marketing plan has been approved. | Tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng kế hoạch marketing của bạn đã được chấp nhận. |
| I think you will be happy to know that you have passed the final exam. | Tôi nghĩ bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn đã vượt qua kỳ thi cuối kỳ. |
Mẫu câu khi thông báo tin xấu
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| We regret to announce that your flight was canceled. | Chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng chuyến bay của bạn đã bị hủy. |
| I am afraid it would not be possible to send you the documents you requested in the previous email. | Tôi e rằng không thể gửi cho bạn những tài liệu mà bạn đã yêu cầu trong email trước đó. |
| After careful consideration, we have decided to stop working with your business on this project. | Sau khi cân nhắc một cách kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định ngưng hợp tác với doanh nghiệp của bạn trong dự án này. |
| Unfortunately we cannot currently offer delivery for this address | Rất tiếc, chúng tôi hiện tại không thể giao hàng tới địa chỉ này. |
Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| I am writing to express my disappointment in your hotel service. | Tôi viết để bày tỏ sự thất vọng về dịch vụ của khách sạn các bạn. |
| I am writing to complain about the noise from pets in our apartment. | Tôi viết thư nhằm khiếu nại về tiếng ồn từ vật nuôi trong chung cư của chúng ta. |
| I want to make a complaint about the poor quality of your restaurant’s meals. | Tôi muốn khiếu nại về sự kém chất lượng trong bữa ăn tại nhà hàng của bạn. |
| I had bad experiences using your fast delivery service. | Tôi đã có những trải nghiệm tồi tệ khi sử dụng dịch vụ giao hàng nhanh của các bạn. |
Có thể bạn quan tâm:
Mẫu câu tiếng Anh thương mại khi viết email trao đổi công việc
Mẫu câu thường sử dụng khi viết email tiếng Anh đặt hàng
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| We guarantee you will receive the goods before October 19th. | Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ nhận hàng trước ngày 19 tháng 10. |
| Please confirm receipt of your order. | Vui lòng xác nhận hóa đơn đặt hàng của bạn. |
| Your order is going to be processed as soon as possible. | Đơn đặt hàng của bạn sẽ được xử lý sớm nhất có thể. |
| We are sorry to inform you that your order will not be delivered on time due to bad weather. | Chúng tôi rất tiếc khi thông báo rằng đơn hàng của bạn không thể giao đúng hạn vì thời tiết xấu. |
| Could you please cancel my order? | Bạn có thể vui lòng hủy đơn đặt hàng của tôi được không? |
Mẫu câu khi muốn hỏi về giá
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| Please send me the price list. | Vui lòng gửi cho tôi bảng giá. |
| Could you please send me the price list of the hotel services? | Bạn vui lòng gửi cho tôi bảng giá dịch vụ của khách bạn được chứ? |
| The price list is attached in this email. | Bảng báo giá được đính kèm trong email này. |
| Can you offer some suggestions on the product’s price? | Bạn có thể đưa ra một vài kiến nghị về giá sản phẩm được không? |
Mẫu câu khi muốn giữ liên lạc cho những lần trao đổi tiếp theo
| Mẫu câu | Dịch nghĩa |
|---|---|
| We would be pleased to have a great opportunity to work with your business. | Chúng tôi rất hân hạnh khi có cơ hội làm việc với doanh nghiệp của bạn. |
| I look forward to a successful partnership between the two companies in the future. | Tôi rất mong đợi sự hợp tác thành công giữa hai công ty trong tương lai |
| Looking forward to receiving cooperation from your company. | Rất mong sự hợp tác từ quý công ty. |
Có thể bạn quan tâm:
Bài mẫu viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
Mẫu email tiếng Anh phản hồi kết quả tuyển dụng
Dear Mr.A,
Thank you very much for meeting with us to talk about the open marketing position. It was a pleasure to get to know you. We have finished conducting our interview.
On behalf of A Company, I am pleased to inform you that you are the best candidate for this position.
If you decide to accept this offer, please reply to this email before November 19th.
We are looking forward to your response.
Sincerely,
A Company’s HR Room.
Dịch nghĩa
Kính gửi ông A,
Cám ơn bạn vì đã gặp chúng tôi để trao đổi về vị trí tuyển dụng marketing. Rất hân hạnh được biết đến bạn. Chúng tôi đã hoàn tất quá trình phỏng vấn của mình.
Thay mặt công ty A, tôi rất vui mừng thông báo rằng bạn là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí này.
Nếu bạn chấp nhận đề nghị công việc trên, hãy phản hồi lại email này trước ngày 19 tháng 10.
Chúng tôi rất mong nhận được hồi âm của bạn.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự công ty A.
Mẫu email tiếng Anh mời dự họp
Dear Mrs. Hoa,
I hope you had a wonderful Christmas Holiday.
I am writing to invite you to the monthly company meeting. The main purpose of the meeting is to discuss the change in marketing department personnel.
The meeting will be at 8 a.m. on October 19.
I hope you will join on time.
Best regards,
A
Dịch nghĩa
Kính gửi bà Hoa,
Tôi hy vọng bà đã có một kỳ nghỉ Giáng Sinh tuyệt vời.
Tôi viết thư để mời bà tham dự cuộc họp hàng tháng của công ty. Mục đích của cuộc họp lần này là bàn về việc thay đổi nhân sự phòng marketing.
Cuộc họp sẽ diễn ra vào lúc 8h sáng ngày 19 tháng 10.
Hy vọng bà sẽ tham gia đúng thời gian.
Trân trọng,
A
Mẫu email tiếng Anh xin lỗi
Dear Mr. A
We are writing to apologize for your bad experience with our restaurant.
Today, due to our staff’s fault, your order is delayed and confused. We want to give our deepest apologies for this incident. We will try to make sure it does not happen in the future.
Our restaurant will be pleased to serve you a free meal anytime you return to the restaurant. I hope you will have a better experience with us.
Once again, we are sorry for the trouble today.
Best regards,
B
Dịch nghĩa
Kính gửi ông A,
Chúng tôi viết thư này để xin lỗi về những trải nghiệm không tốt của ông tại nhà hàng của chúng tôi.
Hôm nay, vì sự thiếu sót của nhân viên, đơn đặt món của ông đã bị chậm trễ và nhầm lẫn. Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi sâu sắc về sự cố này. Chúng tôi sẽ cố gắng để việc này không tái diễn ở tương lai.
Chúng tôi rất sẵn lòng phục vụ ông một bữa ăn miễn phí vào bất cứ lúc nào ông quay lại nhà hàng. Hy vọng ông sẽ có trải nghiệm tốt hơn với chúng tôi.
Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì những phiền phức trong ngày hôm nay.
Trân trọng,
B
Mẫu email tiếng Anh phàn nàn
Dear Manager of Store A,
I am writing to express my disappointment with your store’s service.
I ordered a t-shirt from your store last month. I received it 1 week later than the delivery time on the invoice. In addition, I chose a red shirt but received a black one. I am really disappointed with this order.
I hope you will return my shirt as soon as possible.
sincerely,
B
Dịch nghĩa
Gửi quản lý cửa hàng A,
Tôi viết thư để bày tỏ sự thất vọng về dịch vụ ở cửa hàng các bạn.
Tôi đã đặt 1 chiếc áo ở cửa hàng bạn vào tháng trước. Tôi đã nhận nó muộn hơn 1 tuần so với thời gian giao hàng in trên hóa đơn. Thêm vào đó, tôi đã chọn chiếc áo màu đỏ nhưng lại được được một chiếc áo màu đen. Tôi thực sự rất thất vọng về lần đặt hàng này.
Tôi hy vọng bạn sẽ đổi hàng cho tôi sớm nhất có thể.
Trân trọng,
B
Lưu ý cần nắm khi viết email tiếng Anh
Trong quá trình luyện tập viết email tiếng Anh, bạn nên lưu ý một số điểm như sau:
- Giữ nội dung thư ngắn gọn, tránh lan man, dài dòng.
- Sử dụng câu đúng cấu trúc, ngữ pháp.
- Trong trường hợp viết email tiếng Anh trang trọng, cần tránh viết tắt.
- Dành thời gian đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi đi.
Hy vọng rằng những chia sẻ hữu ích của ELSA Speak đã giúp bạn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn hơn. Ngoài việc luyện tập những mẫu câu hướng dẫn trên, bạn hãy trau dồi thêm vốn từ vựng tiếng Anh cùng ELSA Speak để ứng dụng viết email hay hơn nhé.
Hiện nay, ELSA Speak đã phát triển hơn 7.000 bài học, 25.000 bài luyện tập ở 192 chủ đề quen thuộc trong công việc và cuộc sống. Hệ thống bài học được thiết kế từ cấp độ cơ bản đến nâng cao, bạn sẽ được học từ vựng, cụm từ và hội thoại tiếng Anh thông qua video clip trực quan.
Đặc biệt, nếu thường xuyên phải viết email tiếng Anh trong công việc, ELSA Speak chính là trợ thủ đắc lực mà bạn không thể thiếu. Bạn sẽ được ôn luyện các mẫu câu thông dụng khi thuyết phục khách hàng, đàm phán với đối tác và 50+ chủ đề giao tiếp trong kinh doanh khác.
Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng ứng dụng trong các tình huống cần viết email cũng như nói tiếng Anh lưu loát hơn tại chốn công sở. Nhờ vậy, công việc của bạn cũng diễn ra suôn sẻ hơn, nâng cao cơ hội nghề nghiệp tại các tập đoàn đa quốc gia.
Điểm nổi bật của ELSA Speak là công nghệ A.I. nhận diện giọng nói độc quyền. Hệ thống sẽ ghi âm giọng đọc của bạn, sau đó đối chiếu với dữ liệu phát âm của người bản ngữ. Bạn sẽ được chỉ ra lỗi sai phát âm trong từng âm tiết, đồng thời hướng dẫn cách nhấn âm, nhả hơi, đặt lưỡi đúng nhất.
Chỉ cần 10 phút luyện tập cùng ELSA Speak, bạn đã có thể cải thiện trình độ tiếng Anh đến 40%. Hiện nay, app đã đồng hành cùng 40+ triệu người dùng trên thế giới, 10 triệu người dùng tại Việt Nam trên con đường chinh phục ngoại ngữ.
Nhanh tay đăng ký ELSA Pro để nâng cấp tiếng Anh – Thăng tiến sự nghiệp ngay hôm nay!
Hướng dẫn trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh ấn tượng nhất
Mục lục hiện 1. Vì sao cần trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh? 2. Cách viết email nhận việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn, chuyên nghiệp 3. Cách viết tiêu đề – Subject line 4. Cách viết nội dung email 5. Mẫu trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh hay, ấn tượng […]
Cách viết các kỹ năng trong CV tiếng Anh đúng chuẩn, bạn đã biết?
Mục lục hiện 1. Tầm quan trọng của các kỹ năng trong CV tiếng Anh 2. Cách viết tên các kỹ năng trong CV tiếng Anh 3. Các kỹ năng mềm bằng tiếng Anh 4. Các kỹ năng cứng bằng tiếng Anh 5. Mẹo viết kỹ năng trong CV tiếng Anh hay 6. Chọn kỹ […]
70+ mẫu câu hội thoại/đàm thoại tiếng Anh thông dụng
Mục lục hiện 1. Cách tự học đàm thoại tiếng Anh tại nhà 2. Những mẫu câu đàm thoại tiếng Anh thường ngày trong giao tiếp 3. Lesson 1. Where are you from? – Bạn đến từ đâu? 4. Lesson 2. Do you speak English? – Bạn có nói được tiếng Anh không? 5. Lesson […]
