Hướng dẫn viết email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn, chuyên nghiệp

Để tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng, bạn cần trả lời email phỏng vấn tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp nhất. Trong bài viết này, ELSA Speak sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư xác nhận phỏng vấn đúng chuẩn, “lọt vào mắt xanh” của doanh nghiệp ngay lập tức nhé. 

>> Xem thêm:

• Giới thiệu bản thân bằng tiếng anh phỏng vấn
• Phỏng vấn tiếng Anh khi xin việc và cách trả lời chuẩn nhất

Trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh cần những yêu cầu gì?

Sau khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn nên trả lời càng sớm càng tốt, không nên để quá lâu. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện thái độ trân trọng nghề nghiệp, ghi điểm tuyệt đối với ban tuyển dụng. 

Đặc biệt, khi trả lời email xác nhận thông tin phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng những câu ngữ pháp đơn giản, không nên “hoa mỹ” phức tạp. Hãy kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả, thiếu chủ ngữ, vị ngữ, thiếu ý, kém mạch lạc.

Trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Bố cục, thông tin đầy đủ, kèm theo một lời cảm ơn để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng.

• Sử dụng lời lẽ chuyên nghiệp, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với cơ hội nghề nghiệp.

• Hãy chú ý đến giờ gửi email, nên phản hồi vào giờ làm việc trong tuần. Tốt nhất bạn nên trả lời ngay, đừng để nhà tuyển dụng phải chờ đợi.

>> Có thể bạn quan tâm: Tuyệt chiêu trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Cách viết email trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Tiêu đề thư xác nhận phỏng vấn

Khi trả lời email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn phải viết tiêu đề thư rõ ràng để tránh bị chuyển vào mục spam. Đồng thời, nếu bạn không viết tiêu đề, nhà tuyển dụng sẽ không biết bạn là ai, họ cũng không có thời gian để kiểm tra lại thông tin. 

Vì vậy, để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, bạn hãy viết tiêu đề email xác nhận phỏng vấn tiếng Anh bằng cú pháp: [Tên vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên bạn]

Ví dụ: Interview Confirmation: Digital Marketing Trainee – Phan Thi Ngoc Anh.

>> Xem thêm: Phương pháp học tiếng Anh cho người đi làm

2. Lời chào

Bất cứ email nào cũng cần có phần chào hỏi trước khi đề cập nội dung chính. Thông thường, trong email mời tham dự phỏng vấn, người gửi sẽ ký tên kèm theo chức danh. Bạn hãy lưu lại tên để chào hỏi trực tiếp trong thư trả lời. Điều này sẽ giúp bạn gây ấn tượng, thể hiện rằng bạn quan tâm và để ý đến mọi thông tin tuyển dụng.

Khi đã biết rõ tên, chức danh của nhà tuyển dụng, bạn nên gửi lời chào theo mẫu: Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].

Nếu chưa biết chính xác thông tin nhà tuyển dụng, bạn có thể sử dụng mẫu chào hỏi: Dear + [Tên công ty]

3. Cảm ơn nhà tuyển dụng

Để thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, bạn nên gửi một lời cảm ơn vì đã chọn bạn phỏng vấn giữa “hàng ngàn” CV. Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu sau khi trả lời email confirm phỏng vấn:

Thank you for the invitation to interview for the … position.	Cảm ơn bạn vì đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí …
Thank you for your invitation to interview with … Company	Cảm ơn bạn đã mời tôi đến buổi phỏng vấn của công ty …
I would like to thank you for your consideration for my application for the position of …	Cảm ơn bạn đã cân nhắc thư ứng tuyển của tôi cho vị trí …
Thank you for the opportunity …	Cảm ơn bạn đã trao cơ hội để …

>> Xem thêm: Từ vựng tiếng Anh thương mại

4. Xác nhận lịch phỏng vấn

Đây chính là nội dung trọng tâm khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh. Bạn hãy xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian của công ty phù hợp với lịch trình của bạn. Ngược lại, đừng ngần ngại đưa ra khung giờ khác nếu như bạn không thể tham dự.

Ngoài ra, sẽ có trường hợp nhà tuyển dụng gửi cho bạn nhiều khung giờ phỏng vấn. Bạn hãy liệt kê mốc thời gian có thể tham dự, đừng quên nhấn mạnh bạn mong muốn buổi nào nhất nhé.

Tham khảo mẫu câu xác nhận lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh:

I’m writing to confirm the interview details …	Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn …
I very much would like to interview you at …	Tôi rất vui khi được tham gia phỏng vấn cùng bạn vào lúc …
I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with … on (date) at (time) in (location).	Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp mặt với … vào ngày … tại …

5. Đưa ra yêu cầu/ thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu hoặc thắc mắc về thông tin nào, hãy hỏi ngay khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh. Hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ địa điểm, thời gian phỏng vấn, thông tin liên lạc của người phỏng vấn cũng như những giấy tờ cần chuẩn bị.

6. Chào kết thư và ký tên

Trước khi kết thư, bạn nên đề cập rằng sẽ đến tham dự phỏng vấn đúng giờ. Sau đó, gửi lời chào trân trọng kèm theo chữ ký, thông tin liên hệ của bản thân. Bạn có thể để lại số điện thoại, email để đối phương kịp thời liên lạc khi có sự thay đổi cần thiết.

Tham khảo mẫu kết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh:

• I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ phía bạn).

• Yours faithfully, (nếu mở đầu email sử dụng Dear Sir/Madam)

• Yours sincerely, nếu mở đầu email dùng Dear Mr/Ms…)

Có thể bạn quan tâm:

• Cách viết CV tiếng Anh đúng chuẩn cho mọi ngành nghề
• Cách viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV tiếng Anh

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Nếu bạn có lý do cá nhân và muốn từ chối lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, đừng chọn cách im lặng. Thay vào đó, bạn nên trả lời để phía doanh nghiệp nắm thông tin, kịp thời tuyển ứng viên khác. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Cấu trúc email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng tương tự như thư chấp nhận. Bạn chỉ cần thay đổi phần lý do không thể tham dự. Tham khảo mẫu câu từ chối phỏng vấn sau:

“Thank you very much for considering me for the position of [vị trí tuyển dụng] and for inviting me to interview with your company. However, I would like to withdraw my application for this position. Because …”

→ Cảm ơn bạn đã cân nhắc tôi cho vị trí … và mời tôi tới buổi phỏng vấn của công ty. Tuy nhiên, tôi xin phép được rút đơn ứng tuyển vào vị trí này. Bởi vì…”

>> Xem thêm: Những câu giao tiếp tiếng Anh theo tình huống

Mẫu email trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn, lịch sự

Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear …,

I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company. Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the … position.

Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview on …

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

[Ký tên]

Dịch nghĩa:

Kính gửi …,

Tôi rất biết ơn khi nhận được thư mời phỏng vấn từ Quý Công ty. Cảm ơn đã cho tôi cơ hội tham dự phỏng vấn cho vị trí …

Vì vậy, tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham dự phỏng vấn vào lúc …

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn bạn!

Trân trọng!

[Ký tên]

Có thể bạn quan tâm:

• Cách viết điểm mạnh điểm yếu trong CV tiếng Anh
• Cách viết các kỹ năng trong CV tiếng Anh

Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear …,

After receiving the email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the [vị trí tuyển dụng] position.

I confirm that I will definitely participate in the interview at …, on … at …

If you need any additional documents for the interview, please contact me so that I can be prepared thoroughly.

Yours faithfully,

[Ký tên]

Dịch nghĩa: 

Kính gửi …,

Sau khi nhận được email từ Quý Công ty, tôi cảm thấy vô cùng biết ơn. Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội tham gia buổi phỏng vấn cho [vị trí tuyển dụng].

Tôi xác nhận rằng tôi chắc chắn sẽ tham gia phỏng vấn vào lúc … giờ, ngày …, tại …

Nếu bạn cần thêm bất cứ tài liệu nào cho buổi phỏng vấn, vui lòng liên hệ với tôi để tôi chuẩn bị kỹ lưỡng.

Trân trọng,

[Tên ký]

>> Xem thêm: Cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn

Mẫu email xác nhận thông tin phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear …,

Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select [vị trí tuyển dụng] for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on …

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location. So please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

[Ký tên]

Dịch nghĩa

Kính gửi …,

Cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội được tham dự phỏng vấn cho vị trí … của Quý Công ty. Tôi xác nhận rằng tôi chắc chắn sẽ tham dự phỏng vấn vào ngày …

Tuy nhiên, trong cuộc gọi sáng nay từ Bộ phận Nhân sự, tôi vẫn chưa nghe bất cứ thông báo nào về địa điểm phỏng vấn. Vì vậy, vui lòng cho tôi biết địa điểm cụ thể là ở đâu và tôi cần bổ sung thêm giấy tờ gì khi tham dự phỏng vấn. 

Rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía Công ty để tôi có sự chuẩn bị tốt nhất!

Trân trọng.

[Ký tên]

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn và chuyên nghiệp. Bên cạnh việc phản hồi thư mời, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhận được cơ hội nghề nghiệp mà bản thân mong muốn.

Để giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng, ELSA Speak đã phát triển hệ thống bài luyện tập về chủ đề phỏng vấn tiếng Anh. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có kết nối internet, bạn đã có thể truy cập kho kiến thức này. 

Cụ thể, ELSA Speak sẽ giúp bạn tổng hợp những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh như: Giới thiệu bản thân, nêu điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu nghề nghiệp,… Đồng thời, bạn sẽ được hướng dẫn cách trả lời thông qua những đoạn hội thoại trực quan, trải nghiệm cảm giác như đang thực sự đối diện với nhà tuyển dụng. 

Đồng thời, ELSA Speak còn cung cấp 25.000 bài luyện tập ở 192 chủ đề tiếng Anh kinh doanh, phù hợp với mọi ngành nghề, phòng ban và vị trí trong công ty. Thông qua đó, bạn có thể trau dồi kỹ năng giao tiếp tiếng Anh để hỗ trợ công việc sau này. 

Hiện nay, ELSA Speak đã đồng hành cùng 40+ triệu người trên thế giới, 10+ triệu người dùng tại Việt Nam trên hành trình chinh phục ngoại ngữ. Còn bạn thì sao? Bạn đã sẵn sàng nâng cấp tiếng Anh – Thăng tiến sự nghiệp cùng ELSA Pro chưa?